Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Redactar las no conformidades es uno de los aspectos más críticos de cualquier auditoría. Por ello el auditor debe tener buena capacidad de expresión escrita, porque debe hacer un relato exacto de los hechos (observaciones) y la no conformidad que de ello se deriva. La redacción de la no conformidad debe ser lo más exacta y precisa posible por varias razones.En primer lugar porque el paso del tiempo hace que se pierda consciencia de la auditoría que se realizó y de las vivencias que a lo largo de la misma se tuvieron. Nuestra memoria inmediata queda poco a poco difuminada. Una no conformidad leída inmediatamente después de una auditoría puede tener sentido y el paso del tiempo puede hacer cambiar la percepción de la misma o hasta incluso su sentido en función de lo bien documentada que esté.
Al mismo tiempo es necesario que posteriormente se prepare un plan de acciones correctoras, y por tanto el auditado debe entender perfectamente lo que queda escrito.
La comprobación de la eficacia de la acción correctora es posible que no la realice la misma persona, el mismo auditor que documentó la no conformidad, y esta persona debe poder entender exactamente lo que se quiso decir.
Deberemos profundizar en nuestras investigaciones para dejar perfecta constancia de los hechos. Por ejemplo, ante la ausencia de firma en un registro de control podemos limitarnos a identificar la no conformidad como “falta de firma del plan de control” o profundizar y llegar a averiguar que el hecho real no es la falta de firma, sino que “la actividad de control no se realiza”. Las consecuencias que se pueden derivar en ambos casos son muy distintas y las acciones correctoras también serán distintas.Cuando documentemos las no conformidades deberemos indicar no sólo las observaciones (hechos) sino también las evidencias consideradas y el número de ellas incorrectas que nos inducen a considerar el incumplimiento manifestado.
Se recomienda que las empresas hagan, cuando desarrollen sus procedimientos de auditoría, una clasificación de las no conformidades entre mayores y menores, graves y leves, o cualquier otra denominación.
Y hasta incluso que establezcamos una tercera categoría como “desviaciones” entendidas como aquellas observaciones que indican incumplimientos, fallos, pero que no tienen una significación que permita inferir que de forma sistemática se está produciendo un incumplimiento. Por ejemplo, y siguiendo con lo dicho anteriormente, si encontramos 3 ausencias de firma en los planes de control de un total de 276 a lo largo del año, ¿eso implica ausencia de la actividad de control?, ¿o simplemente se ha tratado de un olvido sin más trascendencia?
Es decir, siempre deberemos evaluar y enjuiciar las observaciones a lo largo de la auditoría. Aquellas empresas que, por ejemplo, fabriquen productos con componentes de seguridad podrían establecer esta clasificación en atención a que se incumplan o puedan incumplir requisitos que afecten a la seguridad del producto.
Que cada empresa seleccione el modelo adecuado para ella. La pregunta que el auditor siempre debería hacerse ante una observación es: ¿y qué? Las no conformidades, sobre todo aquellas que evidenciemos a la dirección en el informe final, deberían estar relacionadas con algún beneficio tangible.
Redacción de las no conformidades.
Una adecuada redacción de una no conformidad debe incluir necesariamente:
- La observación.
- La evidencia consultada.
- El punto de la norma que se incumple.
Volviendo a destacar la importancia de redactar perfectamente el hecho, no será la misma acción correctora ante el hecho de “que los instrumentos no se hayan calibrado en el plazo establecido” o “que se estén utilizando sin estar calibrados”. En el primer caso probablemente, como dice la norma ISO 9001, deberíamos no sólo calibrar, sino evaluar la validez de los resultados.
Podría resultar también de interés que el auditor se esforzara por evidenciar el efecto negativo sobre la calidad; “no garantizándose por tanto que en las medidas tomadas con los mismos se cumpla la precisión requerida” podría concluir la redacción de la no conformidad.
Seguro que cuando queramos documentar una no conformidad existe alguna razón que justifica el incumplimiento. El auditor debe hacer caso omiso a tales justificaciones. Insistimos en que el auditor debe enjuiciar si la observación (el hecho) merece ser evidenciado o no como no conformidad, pero no debe enjuiciar si el incumplimiento está o no justificado. Eso será analizado en otro momento posterior. Tal vez el incumplimiento esté motivado por una falta de identificación de recursos que la norma y el sentido común exigen.
Conversación de besugos nada eficaz, y sin resultado concreto. Como auditores, no perdamos tiempo. Éste no es ni nuestro trabajo como auditor, ni el momento ni el lugar para discutir si el procedimiento está bien o mal, si es o no adecuado. Si escrito está, así debe hacerse. Como auditados, no hagamos perder el tiempo al auditor y dejemos que pueda hacer su papel.
Cuestión distinta es que en el informe final podamos hacer nuestras consideraciones al respecto o que, tomando como base las conclusiones del informe, los auditados decidan modificar los procedimientos porque ha sido éste el momento en el que se han dado cuenta de lo inadecuado del mismo.
Para finalizar el tema de hoy, un más que ilustrativo vídeo cuyo título no deja dudas: "Redacción de las no conformidades".
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+
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