domingo, 29 de octubre de 2017

¿Cómo se lleva a cabo el Benchmarking?

El Rincón del Sueko - #rincondelsuekoHola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. A principios de este año estuvimos hablando de un concepto muy interesante como es el benchmarking.

Como ya dijimos entonces, una posible traducción de este término al castellano sería "análisis técnicos competitivos", aunque, como en otros ámbitos, se ha impuesto el término inglés. Esto permite diferenciar este tipo de estudios de otros similares, como los análisis comparativos de productos o los estudios de impacto.

La definición que frecuentemente se recoge es la de David Kearns (Chief Executive Officer, Xerox Corp.) que es la siguiente:
El benchmarking es un proceso continuo de evaluación de los productos, servicios y métodos, con respecto a los de los competidores más eficientes o a las empresas reconocidas como líderes.
Existe una gran variedad de planes y métodos diferentes destinados a ayudar a las compañías interesadas en implementar un proceso de benchmarking. Sin embargo, ciertos pasos y procedimientos forman parte de cualquier esfuerzo de esta naturaleza. Los siguientes son comúnmente los pasos del benchmarking representados en la figura siguiente.

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1. Determine el enfoque. 

Al principio del benchmarking, todas las personas involucradas en él deben determinar en qué aspectos de su compañía se enfocará el estudio. El enfoque puede basarse en los requerimientos del cliente, en normas o en un proceso de mejora continua de índole general. Es preciso que la información obtenida durante el benchmarking respalde la misión, las metas y objetivos generales de la organización. Tenga en cuenta que el valor del benchmarking y de la recopilación de datos relativos a procesos no sólo reside en factores numéricos.

Un enfoque que haga demasiado hincapié en las cifras puede provocar que se confundan manzanas con naranjas al hacer la comparación, mientras que el enfoque en procesos estimula la mejora y la adopción de nuevos métodos. A fin de que resulte más valioso, el benchmarking debe considerarse como una herramienta de respaldo para objetivos estratégicos más amplios.


2. Comprenda su organización. 

Definir y comprender todos los aspectos de una situación reviste gran importancia para la conducción de cualquier proceso. Las personas involucradas en el proceso necesitan desarrollar una comprensión de su compañía. Para crear un plan y llevar a cabo el proceso, es preciso que las compañías obtengan información de sus clientes internos y externos, así como de sus principales insumos y productos.

Muchas veces esta etapa recibe menos atención de la que debería dársele. Como el personal que trabaja para la compañía está realizando la evaluación basada en benchmarking, la empresa representa una entidad conocida para ellos. Evite la tendencia a trivializar este paso. Emplee diagramas de flujo para describir el proceso involucrado; de esta manera todo el mundo comprenderá mejor el sistema bajo estudio durante el benchmarking.

3. Determine los aspectos a evaluar.

Una vez que se ha obtenido la comprensión de los sistemas que conforman la compañía, es momento de determinar las mediciones de desempeño. Estas mediciones permitirán que los responsables de la evaluación basada en benchmarking juzguen el desempeño de la empresa. Ésta es la oportunidad de definir cuáles son los aspectos realmente fundamentales para que la El Rincón del Sueko - #rincondelsuekocompañía siga siendo competitiva. Los factores fundamentales para el éxito de la compañía estarán respaldados por normas de procedimientos, procesos y comportamientos.

El benchmarking señalará con toda precisión las preguntas quedeberán responderse y los problemas a resolver, así como los procesos y procedimientos que necesitan mejoras. Es importante identificar los aspectos pertinentes de acuerdo con las operaciones particulares de la compañía. Crear un buen listado de elementos a partir de los cuales realizar el benchmarking dará por resultado evaluaciones y comparaciones más consistentes.

4. Determine el objeto de comparación. 

Es preciso que la organización elija cuál será su parámetro de comparación, considerando las actividades y operaciones que desea analizar, el tamaño de la empresa, la cantidad y el tipo de sus clientes, la clase de transacciones que lleva a cabo, e incluso la ubicación de sus instalaciones. Además, es necesario prestar especial atención a la selección de las compañías apropiadas con las cuales compararse. Las similitudes en materia de tamaño y tipo de las transacciones o productos podrían ser más significativas, en ciertos casos, que seleccionar un competidor.

Por ejemplo, la tesorería de una universidad podría elegir una operación bancaria exitosa para realizar su comparación, en lugar de tomar como parámetro las tesorerías de otras instituciones educativas. Una compañía manufacturera que desea analizar su control de inventarios quizás estaría más interesada en las actividades que lleva a cabo una empresa de venta por catálogo. Si la empresa quisiera obtener la certificación ISO 9000, lo mejor sería que siempre eligiera la norma como parámetro de comparación; de esta manera podría evaluar la conformidad de sus propias operaciones con la norma.

5. Realice el benchmarking.

Antes de que el proceso comience, la compañía deberá notificar a las áreas correspondientes que han sido elegidas para realizar la evaluación de benchmarking. Para garantizar la cooperación de las mismas, será necesario obtener la autorización para comenzar el proceso, y la notificación deberá partir de los niveles más altos de la empresa. Durante el proceso de benchmarking los encargados de la investigación recopilan y analizan los datos correspondientes a las mediciones establecidas en el paso 3.

Para ello emplean las mediciones de desempeño y las normas que son significativas para el éxito de la compañía. Además, verifican la conformidad de la empresa con las mediciones de desempeño y las normas, y juzgan su capacidad para desempeñarse de acuerdo con ellas. La conformidad puede verificarse mediante entrevistas con el personal involucrado, y a través de la observación directa del proceso.

6. Mejore el desempeño.

Cuando se ha recopilado la información necesaria, se crea un informe en el que se resumen las fortalezas y debilidades más significativas del área bajo estudio. En este informe se documenta la brecha que existe entre los niveles de desempeño actuales y los que se quieren alcanzar en el futuro. Para ser efectivo, el informe deberá enfocarse en los patrones de violaciones a la norma y en los elementos faltantes. No es necesario que el informe detalle con precisión todas las observaciones de los investigadores, y tampoco debe ser un listado de todas las infracciones detectadas.

Si la evaluación de benchmarking se lleva a cabo correctamente, el informe final se convertirá en un documento de trabajo destinado a respaldar el proceso de mejora continua. La información obtenida a partir de dicho informe se utiliza para investigar y resolver las causas de problemas, reducir la variación en el proceso y establecer sistemas para prevenir la ocurrencia de no conformidades. El documento resultante del benchmarking constituye una poderosa herramienta de retroalimentación, y debe emplearse en consecuencia.

Nestlé aplica un benchmarking interno en la empresa y en sus clientes para determinar la ubicacion de su situacion comercial y oportunidades. Con esto coloca a la empresa a la vanguardia en procesos y potencia su capacidad de crecer sobre sus competidor. Saber las debilidades y fortalezas de una empresa es el primer paso para la estructuracion de una estrategia de crecimiento. Quien no sabe donde está, no sabe a donde va. Vamos a ver el vídeo.



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