La oficina sin papeles: una realidad más que plausible.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Cualquier persona que entre en una oficina normal, se encontrará con una infinidad de papeles en las mesas, carpetas, archivadores en estanterías y cajas repletas de expedientes y documentos, con gran exigencia de espacio y unas condiciones óptimas que los preserve de la degradación, la pérdida o el robo.

Es el modelo antiguo y del que las empresas no podían escapar hasta hace unos años puesto que Hacienda y la Seguridad Social han obligado a mantener muchos de estos documentos en buen estado de conservación y por largos periodos de tiempo.

Un modelo más moderno es posible gracias a la tecnología de digitalización de documentos (tema del que ya hablamos en su momento en este mismo Rincón) y el nuevo marco normativo establecido por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Como beneficios de la digitalización de documentos tenemos:

• Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos.

• Drástico recorte del espacio de almacenamiento, permitiendo un reaprovechamiento del mismo.

• Incrementa la seguridad de nuestro archivo, con la posibilidad de varias copias de respaldo (backups), elimina riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc.

• Evita copias e impresiones innecesarias, ya que evita la duplicidad de información y posibilita el envío de documentos por e-mail o fax.

• Permite tener siempre accesible la información.

• Posibilita el acceso al documento desde fuera del centro de trabajo.

• Agiliza todos los procesos administrativos

• Controla y protege el acceso a la información

En la actualidad, una empresa que cuente con un sistema de digitalización y una conexión a Internet, está en condiciones de plantearse la migración a la oficina sin papeles, sabiendo que la gestión documental es algo más que la digitalización o la captura y almacenamiento de documentos electrónicos. Se requiere un sistema que nos permita poderlos gestionar, poderlos recuperar en el momento que nos hacen falta y utilizar un software homologado que autorice a destruir los originales.

Oficina sin papel y gestión documental por ServiDocu

Han pasado más de 30 años desde que la revista Business Week lanzó la idea de la oficina sin papeles como slogan de la oficina del futuro. Se podía ver que los sistemas de gestión contable y administrativa informatizados eliminaban la necesidad de los libros contables físicos. En estos momentos ya contamos con las tecnologías y el marco normativo necesario que hacen factible acometer la implantación de la oficina sin papeles. El futuro ha llegado.

Más allá de la factura electrónica.

Durante los últimos años, la Administración Pública ha promovido por múltiples vías la implantación de la factura electrónica en la empresa, estableciendo su obligatoriedad en determinados casos y forzando la modernización de las administraciones locales y autonómicas, mostrándoles el camino a través de numerosas buenas prácticas en la Administración General del Estado (AEAT, Programa RED de la Seguridad Social, DNI electrónico, etcétera).

Pero la obligatoriedad y las generosas subvenciones articuladas a través del Plan Avanz@ no han ayudado a subrayar una idea básica: es la propia empresa la que mas ventajas obtiene con la integración de estas tecnologías, tanto en términos de eficacia (mejor servicio para el cliente), como de eficiencia (reducción de costos). Para ello es evidente que la empresa necesita contar con un buen software ERP que le ayude en todo este proceso además de contar y usar aplicaciones para smartphone dirigidas al mismo objetivo. Vamos a ver un pequeño vídeo que nos ayudará a comprender mejor posibles soluciones.

En el gráfico siguiente se muestra un modelo de aproximación de los tres elementos que las empresas deberán integrar en sus proyectos de implantación de la oficina sin papeles:

1. Implantar un sistema de gestión documental que capture, almacene y sirva para difundir documentos a los usuarios.
2. Los documentos a integrar no solo son los digitalizados, sino todos los que proceden de la web (banca electrónica, información diversa, etcétera) el correo electrónico y los faxes digitalizados.
3. Utilización de impresoras virtuales con funcionalidad de firma electrónica para todos los documentos mas cotidianos de la actividad empresarial (pedidos, albaranes, contratos, facturas, ordenes de pago, etcétera).
4. Sistema de digitalización certificada (con la posibilidad de destrucción de los originales). Proponerse un proyecto de estas características va más con la mentalidad de la empresa que con planteamientos económicos, ya que en numerosos casos, las empresas ya disponen de los elementos técnicos y materiales, tales como scanners e impresoras multifunción, servidores y bases de datos, así como personal que podría asumir tareas de digitalización.

Es verdad que el proyecto innovador de la oficina sin papeles obligará a la empresa a modificar muchos de sus procesos y procedimientos, pero el retorno de la inversión garantiza que la iniciativa es la adecuada y que en el futuro la práctica totalidad de las organizaciones optarán por minimizar el consumo de papel, no solo por razones ecológicas sino económicas y en algún momento no tendrán dudas para pasar al mundo digital. Y si alguien aún tiene dudas, se le puede recordar lo que en 1995 ya dijo Nicholas Negroponte, director del MediaLab del MIT: ¡Todo lo que pueda ser bit, dejará de ser átomo!

Para finalizar, vamos a ver el vídeo "La gestión documental" impartida por Daniel Rodríguez, de Kyocera Soluciones Documentales, y presentada por Miguel Salvador, acompañado por Copimed Valencia.

He encontrado una muy interesante infografía en inglés que nos da diferentes ejemplos de cómo eliminar el papel en una oficina y algunos ejemplos prácticos.


Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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