Hola de nuevo mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. El tema que os presento hoy no había aparecido aún en este blog: la ofimática. Es evidente de que hoy en día todos necesitamos grandes conocimientos en esta materia para desarrollar nuestro trabajo profesional.Es por ello que, en este primer post voy a abordar un tema muy interesante para aquellos que suelen trabajar con Microsoft Excel: las tablas dinámicas.
Durante muchos años fui el "profesor informático" de varios colegas al que acudían cada vez que no sabían hacer algo. Pero, evidentemente, yo no nací enseñado así que, de vez en cuando, me toca a mí investigar sobre todo aquello que desconozco y me puede resultar de utilidad. Tiempo atrás, y por una cuestión laboral, tuve que investigar sobre lo que voy a exponeros y tuve la suerte de encontrar este magnífico manual que no quisiera que se perdiera ya que me fue extremadamente útil. Desde aquí mi reconocimiento a Exceltotal.
Las tablas dinámicas
¿Os suena ese refrán que dice "El bosque no deja ver los árboles"? Las tablas dinámicas son una gran herramienta que nos ayuda a realizar un análisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar, ordenar y agrupar la información de la tabla dinámica de acuerdo a nuestras necesidades.
Por la descripción que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas dinámicas en Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios de Excel no las utilizan porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que conoces y entiendes su funcionamiento te darás cuenta de todos sus beneficios.
Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e intercambiar fácilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaríamos un tiempo considerable para construirlos.
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
- Crear una tabla dinámica en Excel 2010
Haz
clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.
Ahora
selecciona el comando Tabla dinámica que
se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se
mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En
este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el
botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
Excel
agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
De
manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de
hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando
una tabla dinámica fue posible
crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.
Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que
permitirán realizar un análisis profundo de la información.
- Partes de una tabla dinámica
Una vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo
cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la
hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
- Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
- Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
- Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
- Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una
vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener
una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis
sobre los datos de la tabla dinámica.
- Dar formato a una tabla dinámica
Una
vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.
La
ficha Diseño es una ficha
contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se
muestre.
Esta
ficha está dividida en tres grupos.
- Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.
- Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
- Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.
Puedes
hacer clic en el botón Más del
grupo Estilos de tabla dinámica para
ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se
aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.
- Formato de valores en una tabla dinámica
En
esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados
de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado.
Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos
la siguiente tabla dinámica:
Para
dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.
Del
menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración
de campo de valor.
Se
mostrará el cuadro de diálogo Configuración
de campo de valor.
Debes
hacer clic en el botón Formato de número y
se mostrará el cuadro de diálogo Formato de
celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
Después
de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el
nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:
- Filtrar una tabla dinámica
Puedes filtrar y ordenar la información que se
encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando
los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como
Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al
seleccionar cualquier de las opciones del filtro,
la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los
datos de la tabla dinámica.
Una
vez que se ha aplicado un filtro, Excel
reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo está siendo
actualmente filtrado.
Para
mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en
el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
De
igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.
Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y
elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
- Segmentación de datos en tablas dinámicas
La segmentación de datos en tablas dinámicas es
una nueva característica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los
datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la
información por más de una columna.
En
primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar
deberás hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentación de datos.
Excel
mostrará el cuadro de diálogo Insertar
segmentación de datos.
En
este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en
la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para
filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
Excel
ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones
seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en
el botón Borrar filtro que se
encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrás
agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo
cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.
- Modificar campos de una tabla dinámica
Las
tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
información con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Las
modificaciones las haremos en la Lista de
campos de la tabla dinámica que se encuentra en la parte derecha de
la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier celda
de la tabla dinámica.
Si por
alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes
activarla con el comando Lista de campo que
se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.
Quitar un campo de una tabla dinámica
Para
remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para
eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y
seleccionar la opción Quitar campo.
Mover un campo de una tabla dinámica
Para
mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de
un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú
que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.
Con
este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinámica
Finalmente
para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia
el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual
hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.
Las
tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy
poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
información de acuerdo a tus necesidades.
- Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica
De
manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los
totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es
probable que necesites utilizar alguna otra función diferente como el promedio
o la cuenta de elementos.
Para
cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic
sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:
En el
cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:
Los
valores disponibles son los siguientes:
- Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
- Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
- Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
- Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
- Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo de texto será ignorado.
- Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
- Desvest. Obtiene la desviación estándar.
- Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
- Var. Calcula la varianza de una muestra.
- Varp. Calcula la varianza en función de la población.
Al
aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo
seleccionado.
- Crear un gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es un gráfico que está
basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al
aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás
ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para
crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el
comando Gráfico dinámico que se
encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Se
mostrará el cuadro de diálogo Insertar
gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas
utilizar.
Una
vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de
trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro
sobre la tabla dinámica:
De
igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado
que aparecen dentro del gráfico dinámico:
Para
eliminar un gráfico dinámico solamente
debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
- Mover un gráfico dinámico
Es
probable que encuentres útil el mover un
gráfico dinámico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con
él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formato
personalizado.
Mover un gráfico dinámico a otra hoja
Para
mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el
comando Mover gráfico que se
encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.
Se
mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y
podrás seleccionar una nueva hoja donde será colocado.
Modificar el estilo de un gráfico dinámico
Ya sea
que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño,
Presentación y Formato:
Dentro
de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un
nuevoestilo del gráfico dinámico. Con los
comandos de la ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico
dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha
Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.
- Cambiar origen de datos de una tabla dinámica
Es
probable que el origen de datos de una
tabla dinámica haya cambiado de ubicación y ahora tengas que
considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasos muy
sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz
clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha
Opciones dentro del grupo Datos.
Se
mostrará el cuadro de diálogo Cambiar
origen de datos de tabla dinámica el cual te permitirá ampliar (o
reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.
Acepta
los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has
especificado.
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+
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