De inicio, parece que, con el simple hecho de montar un "departamento administrativo", la gestión de cobros y pagos estará resuelta de forma automática y, la práctica demuestra de que no es así. Hay que analizar detenidamente como se cobra y se paga en el sector en el que queremos introducirnos, y partiendo de ese análisis, crear los mecanismos y poner los medios humanos para que ambas gestiones se realicen de la manera más eficaz posible.
Departamento administrativo: importancia organizativa.
1. Personal - tareas.
Dependiendo del volumen de facturación de la empresa el departamento administrativo necesitará un tamaño u otro. Debemos estudiar las necesidades de personal que tendrá la empresa y asignar a cada uno de los integrantes del equipo las diferentes tareas, diferenciando las funciones y responsabilidades de cada uno. Importante para lograr un buen nivel de eficiencia es un buen tratamiento documental dándole la importancia que tiene el mantener los archivos en perfecto orden, tal y como ya hablamos en este Rincón en una entrada anterior.
Este estudio incluye las interrelaciones entre las personas y un análisis de los flujos de información. También incluye una buena y precisa definición de tareas y responsabilidades de cada uno de los puestos.
Ahora bien, toda empresa ha de entender también que es necesario un plan formativo para sus empleados, cuyo objetivo es la adquisición de mayores competencias que permitan una actualización permanente del trabajador al puesto de trabajo que desempeña u optar a otro, lo que en definitiva se resume como un aumento de su empleabilidad.
2. Organigrama y flujos de información.
Resulta evidente que bajo la figura del Director Financiero ha de haber el Responsable Contable o de Administración que coordine y supervise el trabajo asignando tareas y responsabilidades a cada uno de los puestos, así como el cumplimientos de sus propias funciones profesionales.
3. Métodos de trabajo. Programas informáticos.
La informática puede ser considerada como una herramienta básica para conseguir mayor eficiencia en cada uno de los departamentos siendo imprescindible la conexión a internet. Poseer una red informática adecuada a las necesidades de la empresa puede permitir una serie de ventajas:
En mi opinión, una de las primeras decisiones que debe tomar la empresa es la de decidir los programas informáticos (o paquetes informáticos) que le interesan, para adecuarlos a sus necesidades de trabajo e información. Y dada mi propia experiencia no es tarea sencilla por lo que deberemos darnos el tiempo necesario para poder comparar diferentes opciones dada la gran oferta existente de software empresarial y el coste que representa que no suele ser bajo. Otro factor para mí clave es el tiempo de implementación y el soporte que recibimos por parte del desarrollador.
Una duda habitual que plantea la elección del programa informático es la de comprar programas "estándar" o comprar programas "a medida", sobre todo en empresas de tamaño mediano o grande. A favor de los programas estándar está su precio y los costes de adaptación a la empresa, mucho más reducidos.
En el caso de las PYMES, la elección más acertada suele ser la del paquete estándar con los ajustes que sean precisos. En el caso de las empresas de mayor tamaño, la elección es más difícil. Hoy en día existen programas estándar muy precisos y prácticos, que pueden resultar óptimos para las necesidades de muchas empresas sin necesidad de un desembolso monetario demasiado elevado. En un post en este Rincón hemos hablado de los sistemas ERP extensamente.
Otra opción que puede resultar muy interesante es decantarse por sistemas ERP basado en "la nube" o Cloud Computing como ya vimos en otro post.
Para una correcta gestión de cobros y pagos en concreto, se precisan programas de gestión comercial (relacionando stock, pedidos y albaranes), de facturación, y de contabilidad, todos ellos relacionados entre sí. En ese sentido, destacar que resulta muy eficiente decantarse por entidades bancarias que nos puedan ofrecer unos amplios servicios de banca electrónica,que supone un ahorro importante de tiempo en desplazamientos,y gestión administrativa.
4. El outsourcing. Una opción interesante.
Es evidente que una empresa de reducida dimensión no se puede permitir una sobredimensión de su estructura organizativa. Es por ello que se suele recurrir al outsourcing (en un futuro post hablaremos extensamente sobre ello).
En los casos en que la empresa no es suficientemente grande para tener departamentos específicos (como puede ser de Recursos Humanos), o contar con las personas adecuadas para efectuar alguna tarea de valor añadido, ésta debe plantearse contratar una parte o todas las funciones citadas a profesionales externos. Ejemplos típicos pueden ser los gestores, informáticos, abogados, financieros, fiscalistas...
La informática puede ser considerada como una herramienta básica para conseguir mayor eficiencia en cada uno de los departamentos siendo imprescindible la conexión a internet. Poseer una red informática adecuada a las necesidades de la empresa puede permitir una serie de ventajas:
- Permitir una mayor interrelación entre los distintos departamentos de empresa.
- Ofrecer una metodología básica de trabajo.
- Ahorrar tiempo y una mayor y mejor información.
- Una mayor presencia en el mercado gracias al uso de páginas web, blogs, redes sociales, herramientas e-commerce, etc
En mi opinión, una de las primeras decisiones que debe tomar la empresa es la de decidir los programas informáticos (o paquetes informáticos) que le interesan, para adecuarlos a sus necesidades de trabajo e información. Y dada mi propia experiencia no es tarea sencilla por lo que deberemos darnos el tiempo necesario para poder comparar diferentes opciones dada la gran oferta existente de software empresarial y el coste que representa que no suele ser bajo. Otro factor para mí clave es el tiempo de implementación y el soporte que recibimos por parte del desarrollador.
Una duda habitual que plantea la elección del programa informático es la de comprar programas "estándar" o comprar programas "a medida", sobre todo en empresas de tamaño mediano o grande. A favor de los programas estándar está su precio y los costes de adaptación a la empresa, mucho más reducidos.
En el caso de las PYMES, la elección más acertada suele ser la del paquete estándar con los ajustes que sean precisos. En el caso de las empresas de mayor tamaño, la elección es más difícil. Hoy en día existen programas estándar muy precisos y prácticos, que pueden resultar óptimos para las necesidades de muchas empresas sin necesidad de un desembolso monetario demasiado elevado. En un post en este Rincón hemos hablado de los sistemas ERP extensamente.Otra opción que puede resultar muy interesante es decantarse por sistemas ERP basado en "la nube" o Cloud Computing como ya vimos en otro post.
Para una correcta gestión de cobros y pagos en concreto, se precisan programas de gestión comercial (relacionando stock, pedidos y albaranes), de facturación, y de contabilidad, todos ellos relacionados entre sí. En ese sentido, destacar que resulta muy eficiente decantarse por entidades bancarias que nos puedan ofrecer unos amplios servicios de banca electrónica,que supone un ahorro importante de tiempo en desplazamientos,y gestión administrativa.
4. El outsourcing. Una opción interesante.
Es evidente que una empresa de reducida dimensión no se puede permitir una sobredimensión de su estructura organizativa. Es por ello que se suele recurrir al outsourcing (en un futuro post hablaremos extensamente sobre ello).
En los casos en que la empresa no es suficientemente grande para tener departamentos específicos (como puede ser de Recursos Humanos), o contar con las personas adecuadas para efectuar alguna tarea de valor añadido, ésta debe plantearse contratar una parte o todas las funciones citadas a profesionales externos. Ejemplos típicos pueden ser los gestores, informáticos, abogados, financieros, fiscalistas...
Conclusión.
Las empresas van creciendo paulatinamente hasta que llega un momento en que el volumen de la información que se genera en la compañía es tal, que es necesario plantearse el desarrollo del Departamento Administrativo para no poner en peligro el crecimiento y desarrollo de las mismas, adecuando en cada momento el perfil de sus trabajadores.
Es muy importante tenerlo en cuenta, dado que otros departamentos como los de Compras, Producción o Calidad pueden tener problemas por ser el de Administración inoperante.
En mi carrera profesional, en dos ocasiones he creado y desarrollado el Departamento de Administración en una empresa. No es tarea sencilla y requiere una buena dosis de paciencia y creatividad. Para ello hemos de tener muy en cuenta diferentes cuestiones clave como pueden ser:
- Necesidades reales de la empresa, es decir, los objetivos que persigue.
- Número de puestos a cubrir; para ello hemos de identificar las tareas y funciones concretas que queremos cubrir.
- Buena elección de personal: formación y experiencia son importantes.
- Como decía antes, la elección del software.
- Coste económico que implica para la empresa el desarrollo del departamento.
Todo ello ha de contar con el consenso de los diferentes departamentos de la empresa y, por supuesto, con la aprobación final de gerencia.
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+
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