La planificación en la empresa. El presupuesto.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Como ya sabéis, este blog tiene una vocación de divulgación, especialmente de temática empresarial (económica, de gestión, financiera y fiscal) aunque, por qué no, también caben otro tipo de temas más lúdicos como ya hemos visto.

En el día de hoy volvemos a la temática empresarial con un post realmente interesante como es la planificación empresarial.

Las personas que gestionan las empresas están continuamente sometidas a una «elección».

Elección de magnitudes que se encuentran, en la mayoría de los casos, en el futuro. Una posible vía para elegir es planificar, es decir, intervenir mediante una normativa destinada a solucionar determinados problemas. La planificación penetra en la estructura de la empresa y en su funcionalidad. Desarrollar unos planes perfectos exige poseer la información y los datos necesarios, tanto en sentido descendente como ascendente dentro de la estructura jerárquica de la empresa. Una vez elaborados, los planes pueden ser:

• Aprobados, en cuyo caso se llevan a cabo. 

• Rechazados. 

• Transformados, no llevándose a cabo hasta que se elaboran otros. 

• Discutidos,

La elaboración de planes supone alterar los futuros acontecimientos para poder dirigirlos.

La última fase en la planificación es la creación de un órgano de control y corrección, cuyo objetivo es poner de relieve la existencia de posibles desviaciones. Este órgano tiene la misión de realizar un control físico de las compras, la producción, las ventas, etc., así como la de traducir las relaciones físicas en términos monetarios.

Establecimiento de presupuestos.

El área económico-financiera de una empresa debe ser planificada. Los presupuestos son necesarios, puesto que la empresa necesita unos recursos que normalmente son escasos, por lo que debe ajustar las necesidades y los recursos. El ajuste entre necesidades y fuentes a corto plazo se llama presupuesto efectivo.

Un presupuesto se define como la expresión, en términos monetarios, de los planes de acción que la empresa tiene previstos llevar a cabo a lo largo de un período de tiempo.

El objetivo principal que debe cumplir todo presupuesto es ayudar a controlar diferentes aspectos de un negocio, lo que se consigue mediante el análisis de las desviaciones. Otros objetivos que persiguen los presupuestos son:

• Usar racionalmente los recursos de la empresa.

• Mejorar la actividad de la empresa, lo que incluye: planificar y predecir, elaborando políticas de acción, coordinar la actuación de los distintos departamentos de la empresa, considerando a ésta como un conjunto unificado y no como departamentos separados y, por último controlar y medir los resultados, asignando responsabilidades.

Al elaborar los presupuestos hay que especificar los recursos que cada uno de los planes va a generar y los que va a requerir, así como designar a las personas que lo llevarán a cabo.

Es importante tener en cuenta los plazos en que se producirán los ingresos y las salidas de efectivo a la hora de elaborar un plan; la consideración del factor tiempo puede reducir considerablemente la necesidad de recursos para financiar un plan: los recursos generados pueden ser utilizados para la financiación de etapas posteriores, pero para ello será esencial especificar con todo detalle los recursos que precisará cada etapa de un proyecto. Omitir esto puede llevar a que las necesidades de financiación de un plan sean muy superiores a las efectivas. Por otra parte, la asignación de responsabilidades lleva aparejada la asignación de poder de decisión dentro de unos límites, que vendrán impuestos por la responsabilidad adquirida en cumplimiento del plan.

Cuando se efectúa la planificación se definen los objetivos y planes de la empresa a largo plazo; cuando se elaboran los presupuestos se define al plan de acción para un período concreto.

En principio, la planificación y la elaboración de presupuestos pueden parecer dos conceptos bastante semejantes, pero entre ellos existen varias diferencias:

• La planificación requiere mayores imaginación y creatividad que la elaboración de presupuestos.

• Las estimaciones sobre ingresos y costes son mucho más precisas en los presupuestos que en la planificación.

• En los presupuestos se designa al responsable de cada plan de acción que desarrollará la empresa.

• Los presupuestos están más limitados por los recursos disponibles de la empresa que la planificación.

Fijación de niveles presupuestarios.

El nivel presupuestario se establece en función del tipo de fabricación y de la actividad efectuada por cada empresa. En empresas de comercialización a gran escala, los componentes del precio de venta de una unidad se establecen de manera desglosada y en forma de porcentaje. Esta estimación puede ser del siguiente tipo:

Precio de venta	100%
Coste de fabricación	45%
Coste de venta	10%
Coste de promoción	5%
Coste de publicidad	20%
Margen de beneficio	20%

Los costes de fabricación se basan en los estándares preparados en función de un nivel de ventas. El presupuesto proporciona una orientación acerca de los costes y beneficios que se producirán pero se ven afectados por cambios en el precio de materias primas, en la elaboración del producto, en los salarios, en los márgenes comerciales, en las comisiones, etc.

Al fijar presupuestos no debe atenderse sólo a situaciones pasadas, puesto que pueden existir ineficacias incluidas en los ratios y en las tasas de costes (recordamos que los ratios deben revisarse periódicamente y corregirse si es preciso). Hay que tener presente situaciones futuras tales como:

• El comportamiento del mercado actual y las previsiones para el futuro.

• El comportamiento de los costes.

• El comportamiento de la competencia, etc.

La elaboración de presupuestos presenta una serie de riesgos que hay que tener en cuenta para no caer en ellos y aproximarse al máximo a la realidad. Estos riesgos son:

• Basarse en condiciones y relaciones supuestas de épocas pasadas, sin adaptarse a las circunstancias reales.
• Comparar los costes actuales con estimaciones basadas sólo en análisis históricos.

• Perpetuar las ineficacias del presupuesto del año anterior, aumentando, por ejemplo, un determinado porcentaje este presupuesto, sin tener en cuenta el factor de eficacia del año que sirve de base.

Los presupuestos no pueden basarse en situaciones pasadas, sino que, al igual que la empresa, deben tener suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios.

Una vez analizado lo que al efectuar presupuestos se debe evitar, se está ya en condiciones de elaborar los presupuestos en función de las distintas acciones a realizar para obtener los objetivos fijados, para lo cual hay que tener en cuenta todos los puntos que se han tratado en este apartado:

• Preparar los planes de acción que deben desarrollarse para alcanzar los objetivos.

• Programar en el tiempo las distintas acciones incluidas en los planes.

• Traducir en términos de ingreso/gasto y de cobro/pago todas las acciones previstas en la planificación.

• Elaborar planes alternativos para posibles variaciones en el entorno o en las variables que intervienen en los presupuestos.

Para que los presupuestos logren toda su eficacia, debe existir una fluida información y amplia colaboración entre los distintos departamentos. Puesto que la empresa es una unidad, no deben existir presupuestos aislados, independientes de cada departamento, sino que hay que conocer lo que ocurre en los demás departamentos.

Una vez elaborados, los presupuestos se presentan al superior, quien los aprueba o determina las modificaciones que haya que efectuar.

Para acabar, un vídeo cómic que nos habla del tema de hoy: la planificación estratégica:

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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