El Rincón del Sueko: Introducción a EDI: Electronic Data Interchange.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. en otras ocasiones hemos hablado de software y herramientas informáticas para la empresa. Es el caso de interesantes entradas como la del ERP, el CRM o la digitalización certificada de facturas. Hoy seguiremos por ese camino hablando de que es el sistema EDI (Electronic Data Interchange).

Para comenzar y poder situar mejor el tema demos una definición inicial:

EDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación a aplicación, utilizando un formato estándar para los documentos comerciales.

El intercambio electrónico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa, desde la alineación de datos, orden de compra y envío de mercancías, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervención mínima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo más productivas sus transacciones comerciales.

Veamos un primer vídeo, muy cortito, de tan solo un minuta que nos ayudará a entender este estándar:

Nos podríamos preguntar entonces ¿qué diferencia hay entre comercio electrónico y EDI?. La diferencia principal es la estandarización de los documentos transmitidos en EDI; sin embargo es importante señalar que EDI es una forma estandarizada y estructurada de hacer Comercio Electrónico integrándolo directamente a los sistemas administrativos. Es decir, EDI es parte del Comercio Electrónico.

Componentes del EDI.

EDI puede tener niveles de impacto diferentes según las necesidades de cada organización. Para entender un poco más el concepto de EDI y los alcances que puede tener dentro de su organización, es necesario entender cómo funciona EDI y qué elementos lo componen.

Empezaremos por mencionar, además de la computadora, los componentes básicos que intervienen en un sistema EDI.

Actores: Son las empresas, instituciones o entidades que intercambian los documentos comerciales.
Medios de Transmisión: Es el medio por donde se transportan los documentos comerciales (llámese protocolo3 de comunicación y/o medio físico). Tradicionalmente se utilizaban redes de valor agregado (VAN) por la seguridad que provee; sin embargo, con el avance de la tecnología, se ha podido agregar la seguridad -que a Internet le faltaba- corno es el protocolo AS2, etc.
Formatos de la Información. Así como hoy en día el lenguaje internacional para comunicarse con cualquier persona es el inglés, en EDI debe existir un "lenguaje" internacional para asegurar que la información que envíe a cualquier socio comercial (independientemente del país donde se encuentre) pueda ser interpretada correctamente. Los formatos de información son una serie de especificaciones acerca de la forma, la estructura y el lenguaje que debe llevar la información antes de ser intercambiadas (comúnmente llamados "mensajes estandarizados"), esta información debe estar bajo estándares internacionales, como lo son: ANSI, ASC, X12, UN/EDIFACT y XML.
Traductor de mensajes. Debido a que el "lenguaje" utilizado para intercambiar los mensajes o transacciones en EDI es complejo y no es fácil de comprender, se requiere el uso de un programa de cómputo o software para que haga la función de un "intérprete". Este software "intérprete" deberá traducir un mensaje estándar a un formato entendible para el usuario y viceversa; esto le permitirá integrar la información que recibe o envía a sus socios comerciales, directamente a los sistemas administrativos de su empresa y sin necesidad de recapturar información.
Sistemas Administrativos. Llamado ERP (Enterprise Resource Planning). Es la herramienta o herramientas de cada empresa que almacena, administra y permite consultar la información de todo el negocio. Cabe mencionar que la función de "traductor" de mensajes estandarizados puede estar dentro del mismo ERP.

Para que se pueda hacer EDI, es necesario que tanto su empresa como su socio comercial cuenten con una infraestructura similar, posteriormente se iniciará el intercambio de información o mensajes a través de cualqiier medio de transmisión y el mensaje puede transmitirse bajo cualquier estándar internacional; una vez que llega a la contraparte, el mensaje tiene que pasar a través de un software de traducción para ser convertido a un formato legible por el usuario y posteriormente integrarse al ERP o, induso, puede integrarse directamente el mensaje estandarizado al ERP, sin utilizar un software traductor sin embargo, esto último dependerá de la capacidad de integración de su ERP.

Problemas del EDI.

EDI esta muy implantado en las grandes compañías, sin embargo para su difusión en las pequeñas y medianas empresas existen una serie de inconvenientes. El primero de ellos es la falta de un estándar de firma digital equivalente a la del mundo del papel que sea aceptada por todos los integrantes del mercado. Los sistemas de firmas digitales tienen como propósito fundamental la identificación fehaciente de los integrantes del negocio mercantil.

Otro problema es la falta del notario digital, en el mundo real cuando queremos que exista prueba fehaciente de la existencia de un documento lo llevamos a un notario para que lo inscriba en su protocolo, esto da fe de la existencia del documento y lo protege de manipulaciones.

En el comercio electrónico se esta empezando a utilizar marcas digitales invisibles (equivalentes a las marcas de agua) que forman parte del documento electrónico para impedir su modificación por personas ajenas, (sin embargo no existe tampoco un estándar aceptado), y la figura del notario digital como un servicio fundamental para el comercio electrónico esta empezando a cobrar fuerza.

Beneficios del sistema EDI.

Los beneficios del sistema EDI los podemos medir desde cuatro puntos de vista distintos:

Costos:

Reducción en costos de inventarios.
Reducción en costos administrativos.
Reducción en costos de transportación.
Reducción en costos de oficina.
Reducción en costos de operación.

Eficiencia:

Reducción de los niveles de inventarios y faltantes.
Mejor planeación para recepción / embarque.
Mejor utilización de espacios en almacén.
Proyección más exacta de inventarios.
Reducción de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes.
Menores situaciones de órdenes pendientes y devoluciones.
Incremento en el nivel de servicio a clientes y proveedores.
Automatización de información.

Tiempo:

Reducción directa en todo el ciclo de negocio.
Intercambio de información a cualquier hora.
Menor tiempo en aclaraciones.
Reducción de tiempo en el proceso para dar de alta la información en los sistemas administrativos.
Menor tiempo dedícado a la conciliación de diferencias / errores.
Disminución de tiempo administrativo.

Incremento en la Productividad:

Mejores decisiones del comprador.
Tiempo para que los vendedores "vendan" (en lugar de recoger pedidos).
Menos tiempo en la solución de discrepancias de Ordenes / Facturas.
Mejor Información sobre el estado de los documentos.
Más oportunidad en compras alternativas.
Aumento en la productividad del personal.

Como siempre hago para finalizar la entrada, os dejo un interesantísimo vídeo que nos explica muy bien que es el EDI.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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