Enfoque basado en procesos (I).

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Hoy volvemos a hablar de la ISO 9001, específicamente de unos de sus puntales fundamentales: los procesos. Desde la ISO 9001  ya desde su versión de 2008, introduce el concepto de enfoque basado en procesos.

El enfoque basado en procesos realiza un control continuo sobre las actividades desempeñadas por la organización así como sobre las relaciones, combinaciones e interacciones existentes entre los procesos que tienen lugar dentro de ella.

Esto supone una serie de beneficios entre los que cabe destacar:

• la reducción de los costes y los ciclos de vida mediante el uso efectivo de los recursos

• priorizar las oportunidades de mejora

• optimizar los resultados siendo éstos coherentes, más consistentes y predecibles

Si la organización aplicación este enfoque conseguirás identificar y eliminar cualquier actividad innecesaria, mejorar la realización de los productos y de los servicios además de alcanzar la satisfacción de las partes interesadas favoreciendo así el proceso de mejora continua.

¿Qué es un proceso?

Para situarnos en el tema, comencemos por dar una definición:

Un proceso es un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que pueden interactuar entre sí. Estas actividades transforman los elementos de entrada en resultados, para ello es esencial la asignación de recursos.

Los procesos constan de:

• Elementos de entrada y salida, los cuales pueden ser tangibles o intangibles. Los resultados pueden ser también no intencionados como por ejemplo la contaminación ambiental.

• Clientes y partes interesadas que tengan necesidades y expectativas en los procesos, ellos son los que definirán los resultados que requiere un determinado proceso.

• Sistemas de medición para proporcionar información sobre el desempeño del proceso. Cualquier resultado debería ser analizado para poder determinar si existe necesidad de aplicar algún tipo de acción correctiva o de mejora.

La ventaja principal del enfoque basado en procesos que propone ISO-9001 reside en la gestión y control de cada una de las interacciones ente los procesos y las jerarquías funcionales de la organización.Los procesos deben servir para aportar valor a una organización, además deben estar alineados con los objetivos, alcance y grado de complejidad de la organización.

Elementos de un proceso.

Los elementos que intervienen en el desarrollo de un proceso son: entradas de un proceso., salidas de un proceso y tareas, flujos y almacenaje.

Vamos a verlas por separado.

Entradas de un proceso. 

Como nos indica la Norma ISO 9001, los elementos de entrada de un proceso son generalmente resultados de otros procesos.

Además debe asegurarse que los elementos de entrada del proceso se definan y registren con el fin de proporcionar una base para la formulación de requisitos que puedan utilizarse para la verificación y validación de los resultados. Los elementos de entrada pueden ser internos o externos a la organización.

A fin de poder analizar un proceso es preciso medir estas entradas y determinar la cantidad de cada entrada necesaria para producir cierta cantidad de salida .Aunque sería posible usar unidades físicas en la medición de entradas tales como horas/hombre para trabajo, y kilovatios/hora para energía, es a menudo más conveniente medir entradas en euros determinando cuánto costaría comprar estas unidades.

Así, en la mayoría de los análisis será preciso considerar las condiciones económicas que influyen en el coste del trabajo, materiales, energía y capital.

Salidas de un Proceso.

Las salidas de un proceso son un producto o un servicio. De acuerdo con la 9001 éstos deben de ser conformes, en cuanto al cumplimiento de los requisitos. Pueden darse diferentes situaciones en relación con la conformidad de productos y servicios que salen de un proceso.

A menudo es difícil obtener una medición de los productos que tenga sentido. Es muy fácil contar el número de unidades fabricadas por una organización. Lo que es mucho más difícil es asignar un valor a estas salidas. La cuestión de la evaluación de los productos se puede enfocar desde un punto de vista económico si el mecanismo de precios del mercado asigna un valor a los productos.

Así, si sabemos los ingresos que se obtendrán de la venta del bien o servicio, éstos se pueden usar como medida de su valor. Veamos un ejemplo:

• Una planta de fabricación de galletas toma materias primas en forma de harina, azúcar y grasa.
• Estas materias primas materiales, junto con trabajo, bienes de equipo, y energía son transformados en galletas.
• La transformación se llama proceso productivo final.
• La salida o producto se llama galletas.

Procesos en Empresa de Servicios. Un ejemplo de empresa del sector servicios sería la dedicada al transporte y la logística. Las entradas de una empresa de transportes y logística son:

• Bienes de equipo en forma de vehículo y naves de almacenamiento.
• Información soportada en programas informáticos.
• Trabajo en forma de personal de conducción, almacenamiento y carga de mercancías.
• Energía en forma de gasóleo y electricidad.
• Estas entradas se transforman en un servicio (salida), específicamente, en un medio de transporte entre puntos alejados y posterior entrega de las mercancías al cliente.

Tareas, Flujos y Almacenaje.

Hemos analizado hasta ahora qué es lo que entra y sale de un proceso. Es preciso entender también lo que sucede dentro del proceso. Los detalles de cada proceso son diferentes, pero existen tres categorías dentro de un proceso. Estas son las siguientes:

TAREAS. Realizamos alguna tarea cuando añadimos alguna entrada que hace que el producto o el servicio se acerque más al deseado.Como ejemplos podríamos decir la utilización de un taladro para cambiar la forma de una pieza metálica o inspeccionar una pieza para comprobar que cumple las especificaciones. Una tarea toma muy a menudo la forma de trabajo añadido al producto con o sin uso de capital. En los casos en que exista algún proceso automático, el material y el capital pueden haber sustituido al trabajo para aquella tarea.

FLUJOS. Consideramos dos tipos de flujos en un proceso:

• Flujo de bienes: ocurre cuando los bienes se mueven de una tarea a la siguiente o cuando se mueven de una tarea al almacén o viceversa. Trabajo y capital son añadidos durante el flujo, ya que se requieren obreros o equipo para mover los bienes.
• Flujo de información: ocurre cuando las anotaciones o instrucciones necesarias se trasladan desde su punto de creación al almacén o a la tarea, para que puedan ser usadas allí. Muy a menudo esta información se traslada conjuntamente con el bien o servicio. Así sucede cuando la hoja de ruta se mantiene unida físicamente al producto. En otros casos los trabajadores deben desplazarse a un punto a fin de obtener información. En otras situaciones la información puede llegar por un canal distinto del bien o servicio que se procesa.

Al analizar un proceso es importante considerar el flujo de información además del flujo físico de bienes y servicios.

ALMACENAJE. La última actividad dentro de un proceso la llamaremos almacenaje. Un almacenaje ocurre cuando no se efectúa ninguna tarea y el bien o servicio no se traslada. En otras palabras, un almacenaje es todo lo que no es ni una tarea ni un flujo. Teóricamente debería haber un almacenaje antes de cada tarea. Si no hay demora al iniciar una tarea a continuación de un flujo, el almacenaje estará vacío. Si no existe almacenaje entre dos tareas conectadas es que se ha planeado que haya un flujo continuo entre estas tareas. En caso contrario la primera tarea no podría operar continuamente.

Un almacenaje intermedio se conoce comúnmente como stock de productos en proceso. El almacén de productos acabados antes de las salidas del sistema es el stock. Además de almacenar productos o servicios, también es posible, de hecho necesario, almacenar información en forma de documentos, planos, impresos de control, que contienen información, como fecha de entrega, ruta, instrucciones en relación con un pedido o servicio.

• Registros: se usan como referencias a planos generales o documentos de mantenimiento.
• Controles: designan información específica para un pedido determinado, tal como fecha de entrega, y ruta o instrucciones especiales que hacen de este pedido un caso distinto de las generalidades que aparecen en los registros.

Para finalizar la entrada de hoy, os dejo un interesantísimo vídeo: Cómo Gestionar los Procesos según los requisitos de la nueva ISO 9001:2015.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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