jueves, 25 de febrero de 2016

El tiempo como recurso. (I)

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. En los lugares de trabajo actualmente se experimenta una creciente presión para terminar cuanto antes cualquier tarea, por eso es absolutamente necesario tener la habilidad de gestionar bien el tiempo. Hay que ser capaz de trabajar de manera eficiente para tener la seguridad de poder obtener los resultados que desea y requiere su empleo.

A veces parece imposible conseguir acabar todo. Hay demasiados plazos, interrupciones y pedidos de última hora. Las prioridades cambian rápidamente. Las cosas ocurren inesperadamente. No importa lo duro que se trabaje, su lista de asuntos pendientes se hace cada vez más larga.
La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.
Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El tiempo es uno de los bienes más valiosos de los que dispone el ser humano porque:

  • Es muy escaso.
  • No se puede comprar
  • No se puede ni escatimar ni almacenar.
  • No puede multiplicarse.
  • Pasa lenta pero inexorablemente.

El recurso más preciado y constantemente obviado tanto por las empresas como por los empleados es el «manejo del tiempo». Desde todos los puntos de vista el tiempo es intangible, relativo y manejable. No obstante, es sumamente limitado e irrecuperable. Las siguientes características hacen diferente a este recurso:

  • Equitativo: cada persona recibe exactamente las mismas 24 horas cada jornada.
  • Indispensable: no hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. En mayor o menor medida, resulta indispensable para todo cuanto se desee conseguir.
  • Inelástico: contrariamente a otros recursos, el tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado.
  • Insustituible: a diferencia de los demás recursos, no cabe sustituir el tiempo por ningún otro.
  • Escaso: siempre se desea tener más.
  • Irreversible: transcurre en una sola dirección y no se puede repetir.
  • Inexorable: va transcurriendo y no hay nada ni nadie que lo pueda detener. Todo lo que se puede hacer es utilizarlo mejor o peor a medida que va llegando.

Otro factor del tiempo que conviene considerar es su valoración cultural. Las generaciones que están ahora inmersas en el mundo laboral no han recibido, ni en la familia ni en la escuela, una educación enfocada al uso eficaz del tiempo.

En muchas empresas, el departamento de Recursos Humanos tiende a evaluar al personal desde el punto de vista de la capacidad del individuo y el nivel de productividad. Este departamento, con frecuencia, evade por completo el recurso más valioso, el tiempo, tanto en detrimento de la empresa como de los empleados.

Se habla de controlar el tiempo cuando no cabe controlar este recurso, sino la actividad. Se piensa en programarlo, cuando lo único que se puede programar son esas actividades. La reacción habitual ante la necesidad de disponer de más tiempo consiste en trabajar más horas, o trabajar más deprisa. Una y otra solución acarrean inconvenientes de análoga gravedad y riesgo, porque generan precipitación y estrés. En este sentido, existen dos grupos de personas:

  • Aquellas que tienen la sensación de que sus responsabilidades desbordan el tiempo y la energía disponibles.
  • Aquellas con ocupaciones y medios similares que parecen alcanzar sus objetivos laborales en plazo, incluso con una cierta elegancia y facilidad, que tienen tiempo adicional para su vida privada.

Pocos toman en cuenta en su planificación diaria cómo utilizar el tiempo concedido y cómo aprovecharlo para obtener un mayor beneficio personal y profesional. Hay varios factores que determinan el uso habitual del tiempo: urgencia, importancia, disfrute con la actividad, intereses particulares, recompensa, demandas de superiores jerárquicos...


También son muchas las tareas que, por razones diversas, consumen mayor dedicación de la necesaria, o se abordan con prioridad equivocada, por ejemplo, la asistencia a reuniones de dudosa necesidad. Según los psicólogos, la gente pospone las cosas debido a algún conflicto o miedo oculto. Expertos en administración del tiempo han identificado ocho razones que se aducen con frecuencia para posponer las cosas:

a) Razones internas:

  • Miedo al cambio.
  • Miedo al fracaso.
  • Dejarlo todo para el último momento.
  • Tendencia a adquirir demasiados compromisos.

b) Razones externas:

  • Tareas desagradables.
  • Tareas demasiado complicadas.
  • Flujo de tareas difuso.
  • Metas sin definir.

La relación entre duración del trabajo y rendimiento merece algunas consideraciones, extraídas de datos estadísticos:

  • La probabilidad de accidente es mayor al inicio y al final de la jornada. Y también al principio y al final de la semana laboral (la mañana del lunes y la tarde del viernes, en los trabajos de turno normal).
  • El rendimiento va aumentando según avanza la jornada hasta alcanzar un máximo, cuando ya «se entra en calor», para iniciar luego un descenso según se va acumulando el cansancio.
  • Cuando la jornada se interrumpe por una pausa de descanso, el rendimiento inicia una nueva subida tras el descanso para volver a descender a medida que avanza la jornada.
  • Los efectos del cansancio afectan por igual tanto al trabajo físico como al intelectual.
  • Trabajar por encima de un ritmo razonable, en muchas ocasiones provocado por el deseo de obtener determinados resultados laborales, produce el efecto contrario al deseado, ya que el cansancio y el estrés merman el rendimiento, lo que se traduce en pérdida real de eficacia.
  • El cansancio acumulado hace que aumenten los errores.

Aunque el empleo del tiempo es diferente para cada persona, se puede considerar, sin embargo, que existen una serie de factores comunes:

  • La cultura del país en que se vive.
  • La naturaleza, tipo y tamaño de la empresa en la que se trabaja.
  • El nivel jerárquico que se tiene dentro de la organización.
  • El tipo de puesto de trabajo.

Según las encuestas y estudios realizados, se puede considerar que el tiempo, por ejemplo, de los directivos se distribuye según el cuadro que figura más abajo. Las mismas encuestas permiten afirmar que los problemas más destacados de los directivos en cuanto al tiempo son, por orden de importancia:

  • Papeleo y correo electrónico: la avalancha de comunicaciones innecesarias en forma de informes, estadísticas, fotocopias, listados, e-mails, etc., a lo que tanto han contribuido las máquinas fotocopiadoras y los ordenadores.
  • Crisis: los problemas y asuntos que, de forma continua e inesperada, obligan a prestarles atención y, por tanto, alteran todas las previsiones.
  • Delegación deficiente: encargarse de hacer personalmente todo aquello que los subordinados podrían y deberían efectuar.
  • Interrupciones: interferencias no provistas de los demás como llamadas telefónicas, visitas imprevistas, videoconferencias por Skype...
  • Reuniones: la gran cantidad de reuniones que se analizan, entre las cuales siempre hay algunas innecesarias, otras demasiado largas y la mayoría mal llevadas o mal preparadas.
  • Falta de información: se dispone de un exceso de información, pero no se tiene la precisa en el momento oportuno.

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO
Pérdida del tiempo Obligaciones que llevan tiempo Prioridades
Demoras Viajes Fijación de objetivos
Olvidos Lectura Planificación
Búsqueda de cosas extraviadas Recepción de visitas Delegación
Búsqueda de documentos traspapelados Consultas con el jefe Formación
Exigencia de una perfección absoluta en todo Preparación de la correspondencia Perfeccionamiento personal
Indecisiones Llamadas telefónicas Creatividad
Delegación en línea ascendente Interrupciones obligadas Organización
Tiempo inactivo Solución de problemas Actividades familiares
Interrupciones del trabajo por culpa propia Revisión del correo recibido Asistencia reuniones
Incapacidad para responder «no» Reuniones
Reocupaciones y obsesiones
Deficiente comunicación


Es, por tanto, y como conclusión, importante la planificación del tiempo. La planificación consiste en establecer previsiones de cara a alcanzar los objetivos deseados. Planificar es tener una visión de conjunto de las tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable y prever una margen de los imprevistos.

Para acabar, os dejo un vídeo muy interesante: una ponencia llamada ¿Cómo hacer buen uso del recurso más escaso que tenemos?, El Tiempo, por: Manuel A. Castro Hermida.



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