Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.¿Dónde está la diferencia? Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método. En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.
Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.
Consejo importante: Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.
Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc. A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:
- Que los documentos estén bien guardados
- Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.
Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.
En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.
- Facturas de proveedores:
Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.
La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas su hojas numeradas.
- Facturas de clientes:
Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.
La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los proveedores.
- Documentos de caja y bancos:
Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores. No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.
Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.
- Pedidos, presupuestos y albaranes de clientes y proveedores:
Tendremos un archivador para guardar los pedido, presupuestos y albaranes de los clientes y otro diferente para guardar los que hemos realizado a nuestros proveedores.
Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos localizados fácilmente.
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc. para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda información en un solo archivador.
- Fiscal: impuestos.
Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como necesite), por grupos y ordenados.
Al hacerlo de esta forma, conseguimos mantener los impuestos: ordenados, controlados, localizados y mantener el archivador operativo y manejable al retirar la documentación con los cierres del ejercicio económico.
- Laboral: nóminas, seguros sociales, contratos, seguridad, etc.
Debemos tener tantos archivadores como se necesiten y, como siempre, perfectamente rotulados en el lomo para su identificación. Lo ideal sería guardar las nóminas firmadas, ordenadas por meses, los seguros sociales TC-1 y TC-2 por meses y los contratos de los trabajadores y fichas del personal con todos los datos de los mismos, por orden alfabético.
Más adelante comentaremos en un nuevo post los requisitos necesarios para poder digitalizar las facturas de acuerdo a la normativa fiscal.
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+
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