Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. He ejercido mi actividad profesional dentro del Departamento de Contabilidad de varias empresas, primero como "machaca" hasta acabar como responsable del Departamento de Administración de una empresa con una facturación a nivel de grupo de 24 millones de euros y cinco personas a mi cargo.Aquellos que, como yo, se dediquen a esta profesión, sabrán que la conciliación bancaria es una de las labores contables más farragosas y tediosas con las que los contables se pueden encontrar en una empresa. El proceso consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa se corresponde con su saldo contable a la vez que los movimientos que refleja el extracto bancario se corresponde con los asientos contables reflejados en el mayor contable de la cuenta.
Con las aplicaciones informáticas actuales la conciliación bancaria es mucho más sencilla. Se empieza importando el extracto de la cuenta que se recibe del banco de forma online para los distintos periodos. A continuación, se selecciona el primer mes que se desea conciliar y se ejecuta la conciliación bancaria.
Los elementos que no se hayan conciliado automáticamente se dejarán para hacer el ajuste manualmente. Las entradas contabilizadas en un periodo, pero que no aparece en el extracto bancario cargado de ese mes, pueden ser reconciliadas posteriormente.Algunas situaciones que dificultan la conciliación bancaria pueden ser:
- Diferencias temporales, en muchas ocasiones la fecha en la que se realiza el apunte contable no se corresponde con la fecha en la que se realiza el movimiento de fondos. Por ejemplo contabilizamos el cobro por parte del cliente el 30 de enero pero este nos ha entregado un pagaré que es abonado en el banco dos días hábiles después. O simplemente se ha quedado en la mesa del gerente pendiente de llevarlo al banco durante tres días.
- Diferencias entre la cuantía del registro contable y bancario, una situación que se produce muy a menudo es la anticipación de los cobros, esto es, ante la venta de un determinado producto o servicio emitimos el efecto de cobro y lo anticipamos. En estos casos el extracto bancario refleja un apunte de un determinado importe que no se corresponde con el apunte contable ya que del nominal de la remesa de efectos, descontada o anticipada, se han eliminado los gastos, mientras que en el registro contable nosotros hemos llevado la totalidad de la deuda del cliente a efectos descontados.
- Cobros y pagos parciales, esto es algo muy habitual contabilizamos una venta o compra por un determinado importe y vencimiento y llegado el momento del cobro o pago nos encontramos con que cobramos una cantidad distinta lo que hace que cuando vayamos a conciliar los registros del extracto bancario con el registro contable del banco tengamos que relacionar cantidades y fechas no coincidentes.
En definitiva la conciliación de los bancos no es algo sin importancia, al contrario, puede convertirse en algo tremendamente lioso por lo que si bien existen sistemas expertos en su realización, estos son especialmente caros. Esta situación hace que en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas se acabe realizando un punteo y conciliación de saldos de forma manual, lo que se traduce en la dedicación de una gran cantidad de tiempo y dinero.
Sin embargo todavía son pocas las empresas que utilizan como medio de recibir sus extractos bancarios ficheros normalizados bajo el Cuaderno o Norma 43 de la AEB, utilizando para la administración contable de la cuenta bancaria impresiones de pantalla o los extractos físicos remitidos por la entidad.
La utilización de extractos normalizados permite agilizar los procesos de administración, conciliación y control de las cuentas bancarias obteniendo la empresa importantes ahorros de tiempo y por tanto de costes en la realización de los mencionados procesos y, sobre todo, fiabilidad en sus estados contables.
¿Qué son los cuadernos (o normas) bancarios?
Las normas o cuadernos de la AEB (Asociación Española de Banca), recogen los procedimientos desarrollados por las Entidades de Crédito españolas a través de sus respectivas asociaciones, Asociación Española de Banca (AEB), Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) y Unión Nacional de Cooperativas de Crédito (UNACC).
Es, por tanto, un procedimiento normalizado y común a todas aquellas Entidades de Crédito que presten el servicio a los cuadernos referidos. Para su aplicación práctica, será preciso el acuerdo previo entre el cliente que demanda el servicio que regula este Cuaderno y la Entidad de Crédito que lo presta.
De esta manera las operaciones más comunes en el ámbito empresarial (cheques, domiciliaciones, extractos bancarios…) se reflejan en un fichero informático estándar común para todas las entidades bancarias, agilizando de esta manera la gestión empresarial , puesto que estos protocolos suelen estar recogidos también en los principales programas informáticas de contabilidad.
Decir que la Asociación Española de Banca (AEB) es una asociación profesional abierta a todos los bancos españoles y extranjeros que operan en España. Aunque la afiliación a la AEB es voluntaria en la práctica todos los bancos con una actividad significativa en España son miembros de la Asociación.Las normas o cuadernos de la AEB (Asociación Española de Banca), recogen los procedimientos desarrollados por las Entidades de Crédito españolas a través de sus respectivas asociaciones, Asociación Española de Banca (AEB), Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) y Unión Nacional de Cooperativas de Crédito (UNACC).
De esta manera las operaciones más comunes en el ámbito empresarial (cheques, domiciliaciones, extractos bancarios…) se reflejan en un fichero informático estándar común para todas las entidades bancarias, agilizando de esta manera la gestión empresarial , puesto que estos protocolos suelen estar recogidos también en los principales programas informáticas de contabilidad.
La AEB, creada en 1977 al amparo de la Ley que regula el derecho de asociación sindical, es una entidad con personalidad jurídica y patrimonios propios. Para atender a los costes de funcionamiento de la asociación sus miembros pagan anualmente una cuota que es proporcional a su dimensión y actividad.
Cuadernos o normas disponibles.
Los principales cuadernos o normas establecidos por la AEB, Asociación Española de la Banca, son los siguientes:
| Denominación | Finalidad |
|---|---|
| Cuaderno 2 AEB | Cheque de cuenta corriente normalizado |
| Cuaderno 19 AEB | Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético |
| Cuaderno 32 AEB | Remesas de efectos en fichero informático de clientes a entidades financieras |
| Cuaderno 34 AEB | Órdenes en fichero para la emisión de transferencias y cheques |
| Cuaderno 43 AEB | Información normalizada de cuenta corriente |
| Cuaderno 58 AEB | Créditos comunicados mediante fichero informático para su anticipo y gestión de cobro |
| Cuaderno 60 AEB | Recaudación de tributos y otros ingresos municipales |
| Cuaderno 65 AEB | Recaudación de tributos, tasas, impuestos y otros ingresos autonómicos |
| Cuaderno 68 AEB | Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados |
| Denominación | Finalidad |
|---|---|
| Cuaderno 19 AEB | Adeudos por domiciliaciones en soporte magnético |
| Cuaderno 32 AEB | Remesas de efectos en fichero informático de clientes a entidades financieras |
| Cuaderno 34 AEB | Órdenes en fichero para la emisión de transferencias y cheques |
| Cuaderno 43 AEB | Información normalizada de cuenta corriente |
| Cuaderno 58 AEB | Créditos comunicados mediante fichero informático para su anticipo y gestión de cobro |
| Cuaderno 68 AEB | Órdenes en fichero para emisión de pagos domiciliados |
Para entender el funcionamiento de los cuadernos, vamos a detenernos en el cuaderno 43, Información normalizada de cuenta corriente, uno de los más utilizados, y explicamos su utilidad.
Cuaderno 43. Información normalizada de cuenta corriente.
El cuaderno 43 de la AEB es el cuaderno que regula y normaliza la transmisión de extractos de cuentas corrientes y pólizas de crédito. Este cuaderno, de gran utilidad para la realización de la conciliación bancaria, es también uno de los más olvidados y menos utilizado en el ámbito de la empresa. Abanfin.
Tipología de las cuentas que admiten dicho formato para la transmisión de información.
- Cuentas corrientes y de crédito ordinarias
- Cuentas centralizadas
Así mismo el fichero admite la transmisión de información complementaria sobre el movimiento de tal modo que se incluyan determinadas informaciones pactadas entre el cliente y la entidad bancaria.
Organización de la información contenida.
El fichero puede estar estructurado de distinta forma, en función de la entidad bancaria, si bien todas estas modalidades de estructuración de la información están recogidas en el cuaderno. En este sentido el usuario se puede encontrar con las siguientes modalidades:
En cada fichero se refleja información relativa a una única cuenta, bien como un único bloque de información bien estando dividida la información por días, esto es, un bloque de información para cada día. En este caso es evidente que en el fichero se recoge la información que la cuenta ha generado en varios días.
El fichero contiene información relativa a todas las cuentas con las que opera le empresa y que mantiene abiertas en la entidad bancarias. En este caso la información relativa a cada cuenta esta agrupada en un único bloque de información.
La información completa sobre el formato de los ficheros de movimientos según la norma 43 de la AEB está ampliamente difundida en Internet. La norma está publicada en el Cuaderno 43 de la Serie Normas y Procedimientos Bancarios de la AEB, de ahí la profusión de nombres con que se la conoce: norma 43, cuaderno 43, AEB 43, etc.
Aquí sólo se pretende dar una información somera sobre qué tipo de información se recoge en cada campo de un movimiento. Import43.com.
| CAMPO | INFORMACIÓN QUE PRESENTA |
| Cuenta | Los 10 dígitos de la cuenta |
| Entidad | Código del banco o caja en el Banco de España |
| Oficina | Oficina desde que se informa la operación recogida en el movimiento.
|
| Fecha Operación | Fecha efectiva del movimiento |
| Fecha Valor | Fecha de valor del movimiento |
| Concepto Común | Código de 2 dígitos especificado por el Banco de España para el tipo de operación recogida en el movimiento. Un mismo código engloba más de un tipo de operación, por lo que el Concepto Común no resulta demasiado útil para establecer condiciones, al contrario que el siguiente. |
| Concepto Propio | Código de 3 dígitos, gestionado por la entidad financiera, para el tipo de operación recogida en el movimiento.
|
| Clave | Número que indica el signo del movimiento
|
| Documento | Campo de diez dígitos. Sólo admite números Suele utilizarse para consignar números de cheque, pagarés, remesas...etc. |
| Referencia 1 | Campo de doce dígitos. Sólo puede contener números. |
| Referencia 2 | Campo de dieciseis dígitos. Admite números y letras |
| Concepto 1 |
|
| Concepto 2 | |
| Concepto 3 a Concepto 10 |
En respuestaprofesional.com encontraremos toda la información relativa a este cuaderno en un manual pdf.
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, y Flipboard
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