Dashboard: tomemos decisiones.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Llevamos ya muchos meses utilizando el término KPI (key performance indicator), conocido también como indicador clave o medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento que ya definimos en su momento como una medida del nivel del rendimiento de un proceso. y lo hemos hecho en varias ocasiones: hablando de los objetivos de calidad o con la serie que dedicamos al Cuadro de Mando Integral (CMI). Y, por otro lado, hace mucho (fue unos de los primeros posts del blog) hablamos de las tablas dinámicas de MsExcel. Pues bien, hoy lo que vamos a hacer es combinar KPI con las tablas dinámicas obteniendo como resultado un DASHBOARD.
Como ya dijimos en el post dedicado a los KPI, un indicador son los datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.

Un dashboard es una representación gráfica de los indicadores que intervienen en la consecución de los objetivos de una organización y, además, está orientada a la toma de decisiones para optimizar la estrategia de la empresa.

Un dashboard debe transformar los datos en información y la información en conocimiento para el negocio. Nos ayuda a darle seguimiento al cumplimiento de los objetivos establecidos además de ser una foto de los principales indicadores de la empresa y nos ayuda a identificar el origen de un buen o un mal resultado que hallamos detectado.

El análisis de los por qués se debe hacer en un informe concreto y en otra herramienta diseñada para ello. Dentro de la planificación de un dashboard debemos considerar debemos definir toda una serie de puntos para poder llevar a cabo un dashboard de forma conveniente. Estos puntos serían:

• Definir el objetivo general que al final queremos conseguir.

• Definir quiénes serán los destinatarios finales, cómo lo utilizarán y qué nivel de detalle requieren.

• Definir los indicadores que, al final, son los que nos guiarán para la toma de decisiones. No consiste en añadir datos por añadir, sino de mostrar de la forma más adecuada, aquellos que nos permitan tomar decisiones.

• Definir las fuentes de datos que alimentarán nuestro dashboard.

• Definir las dimensiones, es decir, los criterios por los que la información se mostrará y los filtros o segmentaciones con los que acotaremos los datos.

Análisis: además de las KPIs el dashboard debe acompañarse de un análisis sobre: lo ocurrido, las recomendaciones dadas  y su potencial impacto sobre el negocio.El análisis debe recomendar acciones, no describirlas.

Ejemplo de dasboard financiero.

Elaboración de un Dashboard.

Para elaborar un dashboard lo primero que necesitamos, obviamente, es información pero no cualquiera, ya que el éxito para construirlo dependerá de un buen origen de datos. Para ello deberemos tomarnos nuestro tiempo para seleccionar los datos necesarios para poder crear nuestro dashboard.

Como dijimos antes, un KPI es un indicador del nivel de cumplimiento de un objetivo relevante en uno o varios procesos de negocio. Por lo tanto, un KPI nos debe reclamar atención e intervención ante algo que se está desviando de lo establecido como objetivo. Los KPI's que debemos elegir para nuestro dashboard deben dar soporte a nuestro objetivo general. No debemos incluir un dato sólo porque lo tenemos disponible.

Excel, una magnífica herramienta.

MsExcel ha dejado de ser un simple software de hoja de cálculo para convertirse en algó que va mucho más allá: es una herramienta extraordinaria de análisis al incorporar a partir de la versión 2007? todo un nuevo conjunto de opciones para el tratamiento datos como son las tablas dinámicas y, más adelante Power Pivot o Power Map.

Intro a Power Pivot y DAX en Excel

Es imprescindible conocer bien estas herramientas si pretendemos la creación de un dashboard con Excel, algo muy corriente dado que muchos programas exportan sus bases de datos en el formato propio de Excel (xlsx).

Primeros pasos con PowerMap

Armar un Dashboard impresionante en Excel es lo más sencillo del mundo, pero requiere de muchos pequeños truquitos y juegos con el formato (Excel no es una herramienta de diseño). En este video se muestra, paso a paso, como armar un genial dashboard 100% funcional.

Lo más interesante es que la tabla de datos que se usa durante el curso se puede descargar desde aquí. Otro fantástico ejemplo es el de Sergio Alejandro Campos que nos explica en su post Dashboards en Excel, Tablas dinámicas y gráficos cómo hacerlo paso a paso.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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