El inventario.

Hola mis queridos lectores de El Rincón del Sueko. Información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.

Pero antes de meternos de lleno en el tema de hoy, demos primero una definición de qué entendemos por inventario:

Inventario es un conjunto de artículos acumulados en el almacén en espera de ser vendidos o utilizados en el proceso productivo.

Tipos de inventarios.

Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas, Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas.

¿Cuándo hacerlo?

Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opción que se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias. El inconveniente es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total.

Clasificación por activos.

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

El inventario paso a paso.

Se puede pensar que los bienes de la empresa son tan limitados que casi se pueden ir contando sobre la marcha, pero no se puede olvidar que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si se han hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a los activos unos códigos de ubicación y de producto servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según se vaya haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y se sepa el número de unidades que se tiene de cada cosa, es importante que se introduzca esa cifra en una aplicación informática. Eso permitirá comparar el dato con el que figura en los archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que las existencias no coinciden finalmente con las que se esperaba, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por tanto una regularización contable, que afecta al balance de la compañía.

Las aplicaciones ERP para la gestión de inventarios se utilizan para guiar el inventario de productos terminados a través del ciclo de producción y, a menudo, van ligadas a otras funciones, como expedición, logística, pedidos, facturación y, a escala más amplia, la gestión de almacenes.

Si bien la gestión de inventarios puede ofrecerse como aplicación independiente, por lo general el software se integra junto con sistemas de gestión de almacén o de la cadena de suministro. Este módulo de gestión de inventarios ERP se utiliza en la venta al por menor, en la distribución, en la manufacturación, y unido a los sistemas de comercialización al por menor, en aquellos procesos donde los usuarios también gestionan los precios.

Hay que saber qué hay en los estantes, qué hay en el almacén, y cómo reorganizar los productos para gestionar el flujo de mercancías a lo largo de toda la operación. El objetivo es conseguir la rotación del inventario. Si los productos permanecen en el almacén no se gana dinero.

Tus márgenes de maniobra.

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. En ese caso en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un movimiento erróneo.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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