Los diagramas de flujo.

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. El post que os traigo hoy sale completamente de las temáticas de este Rincón. Pero en muchos de los temas que hemos tratado aquí se ha comentado la necesidad de realizar un análisis de procesos, cuestión que no es nada fácil ni de elaborar ni de entender.

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realizacion de cualquier método o sistema.

Es, por tanto, una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento, y, por este motivo, permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos. Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.

Objetivos.

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

Ventajas.

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

• Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

• Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

• Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

• Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

• Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

• Lo mas reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que sera mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

Elaboración.

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen después de este primer vídeo resumen que nos facilitará la comprensión.

1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:

• Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.

• Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador 

• Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que así los participantes tendrán mas tiempo para obtener mas información acerca del proceso.

3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:

• ¿Que paso es el primero?

• ¿Que paso es el siguiente?

Diagrama de Flujo que muestra el proceso de control de documentos:

Ademas se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:

• ¿De donde viene el servicio o el material?

• ¿Como entra el servicio o material al proceso’

• ¿Quien toma la decisión’

• ¿Que pasa si la decisión es afirmativa SI?

• ¿Que pasa si la decisión es negativa NO?

• ¿Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso?

• ¿Donde va el producto o servicio de esta operación?

• ¿Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?

• ¿Que pruebas se realizan al proceso?

• ¿Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confección del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados
normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporo la siguiente tabla con una relación de los mismos.

6. Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos,etc. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información valida para realizar un proceso.

Fases para su elaboración.

Podríamos resumir las fases en los siguientes puntos:

• Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final ) 

• Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual) 

• Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente 

• Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado. 

• Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones 

• Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual. 

Reglas para su elaboración. 

• Utilizar una simbiología simple y conocida por los implicados en el proceso. 

• Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo. 

• Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Para finalizar, veamos la continuación del vídeo anterior. En este segundo vídeo entenderemos el proceso de elaboración de un diagrama de flujo a través de diferentes ejemplos.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

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