El método de las "5S".

Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Hace un tiempo hablamos del sistema japonés Just in Time. El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan,tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

1. Seiri Eliminar: Separar aquello que realmente se necesita y tirar todo aquello que sea inservible.
2. Seiton Ordenar: Define el más eficiente y seguro camino de guardar , lo que es realmente útil. Se almacena solo lo que realmente se necesita.
3. Seiso Limpiar: Limpiar las instalaciones. Buscar las causas de la suciedad y deshacerse de ellas.
4. Seiketsu Estandarizar: Establece reglas para el buen mantenimiento del área.
5. Shitsuke Respetar: respetar lo anterior y seguir haciendo las cosas mejor.

Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace más de 40 años y que está incluida dentro de lo que se conoce como “mejora continua” o filosofía Kaizen.

Surgió, como en los demás casos, a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos. Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaría administrativa.

Necesidad de la Estrategia 5S.

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo los trabajadores no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

• Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.

• Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete.

• Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo.

• Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S.

• Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

• Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

Para ser efectivo, “5S” debe ser aplicado diariamente. “5S” es un buen enfoque para la administración del taller que permite re-descubrir el área de trabajo y herramientas, así cómo optimiza la forma de usar espacios y máquinas. La metodología “5S” tiene cuatro guías principales:

1. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
2. Crear reglas para seguirlas.
3. Si nada se hace nada se mejora.
4. Si no lo podemos hacer nosotros mismos, pedir ayuda.

Minuciosidad, regularidad y, lo mas importarte: simplicidad, son las claves para asegurar que la metodología es exitosamente aplicada en nuestras operaciones del día a día.

Para llevar a cabo la realización de una actividad “5S” se crean grupos de trabajo y el personal que participe dependerá de en qué área producción se desarrolle, cada área será llamada zona “5S”. Todo el personal que se encuentre trabajando en esta zona estará involucrado.

Cada turno entrante se ocupara de la zona que cuidaba el turno precedente, de modo que todos los trabajadores han de involucrarse en esta filosofía de cuidado y mantenimiento como un gran bloque
conjunto.

Elementos importantes a tener en cuenta en la metodología “5S”.

Tamaño de los grupos de trabajo: de media será de cuatro a siete, teniendo en cuenta que si la línea de producción tiene veinte empleados por turno, el personal debería estar dividido en grupos de entre cuatro a siete operarios por turno.

El personal de la zona: Aunque ellos no participen directamente en la implantación del taller “5S”, desarrollaran un papel vital durante las cinco fases de la implementación.

Encargados (o Tutores): su trabajo no es dar órdenes si no guiar a los miembros del grupo a descubrir sus propias respuestas. Los encargados aseguran coherencia entre los distintos turnos de un área y sirven de enlace con el Coordinador del Taller.

El coordinador del Taller: mantiene el camino a seguir, al final de semana, avisa a los encargados de cuál es el siguiente paso y como está la situación.

El supervisor de área: es la figura que suele supervisar el área de producción correspondiente a la nueva área de “5S” deberá estar totalmente involucrado. Si ha sido formado previamente en “5S” será el que tome el mando. Si no, el liderazgo recaerá momentáneamente sobre el Coordinador para que, mientras tanto, el supervisor aprende cómo llevar a cabo los objetivos de cada etapa. El supervisor es responsable de continuar con “5S” después de la quinta etapa.

El método de las 5s de Fsc. Xavier Trujillo

Lógicamente la puesta en marcha de la actividad “5S” tiene una serie de objetivos claves a lograr llamados a mitigar los problemas siguientes:

• Involucrar al personal hacia una forma de pensamiento más productivo.
• Mantener el lugar de trabajo limpio y claramente organizado para un mayor rendimiento y seguridad.

Estos objetivos reflejan el resumen de lo que el encargado del taller debe siempre tener en cuenta. Pero es también necesario centrarse en puntos específicos que deben mejorarse. Desde el primer momento, es clave, establecer objetivos concretos con fechas tope para que sean cumplidos cuando se estipule. Como muestra, la siguiente lista de tareas:

1. Gestión de contenedores de artículos defectuosos.
2. Colocación de productos y herramientas.
3. Identificación y almacenaje de la materia prima
4. Mejora de los armarios de almacenaje.

Es importante tener en cuenta que no se debe intentar solucionar todo a la primera, porque, básicamente, no es posible solucionar el 100% de los problemas existentes en un corto de periodo de tiempo. Conforme se avanza en el proyecto es posible observar como cada metodología o filosofía de este proyecto se basa en la mejora continua. Planificación: Se hace un informe preliminar del estado de la zona “5S” y el grupo debe evaluar lo siguiente:

1. Tamaño del taller
2. Presupuesto
3. Recursos humanos está dispuesto a llevar a cabo las mejoras.
4. Como mejor se puede seguir el progreso, que indicadores usar

Es importante asegurar coherencia entre el volumen de trabajo, fuentes disponibles y plan de trabajo. De hecho, la puesta en marcha de “5S” requiere una parada de producción de alrededor de treinta minutos por turno, lo que quiere decir que una parada debe ser tenida en cuenta en la programación. Ciertos detalles técnicos deben tenerse en cuenta:

1. Reglas de seguridad
2. Productos de limpieza adecuados
3. Asegurarse que las instalaciones pueden ponerse en marcha sin que se les haya causado ningún tipo de daño.

Al igual que el material requerido:

1. Organizar el aprendizaje del equipo.
2. Comprar el material necesario.
3. Adquirir una maquina de etiquetado

Planificación de 5S.

¿Cuándo?
Se consideran necesarias entre dos y tres horas de actividad “5S” (trabajo/semana/turnos) para apreciar el progreso y hacer de “5S” un hábito para los trabajadores.

Se recomienda una rutina diaria de entre quince y treinta minutos al día dependiendo de las exigencias de producción. Sin embargo, si el plan de producción es muy ajustado, la ejecución diaria de “5S” puede ser disminuida a una o dos veces por semana. Se necesitan un mínimo de cinco semanas y un máximo de ocho para andar los cinco pasos que necesita la metodología. Cada “paso” requiere un mínimo de una semana.

¿Cómo?
Es necesario diseñar una programación semanal de la actividad “5S” que siga los siguientes puntos:

1. Encargados y sus respectivos grupos de trabajo harán la mayor parte de las “5S” directamente en el lugar de trabajo, idealmente de quince a treinta minutos diarios.
2. Una clara programación necesita ser establecida con datos, horas y nombres de la gente involucrada.
3. Al final de cada paso, una de los turnos presentara el trabajo de la semana al manager de UAP el cual validara lo conseguido o no.
4. Al final de cada paso, los encargados quedan con sus coordinadores y el supervisor (que puede ser la misma persona) para revisar cualquier problema que haya podido surgir y para prepararse para la semana siguiente.

Es recomendable dividir el área de acción en sub-áreas para centrarse cada día de trabajo en una de ellas en particular y no es suficiente solamente con limpiar el suelo, las acciones referentes a “5S” se extenderán a instalaciones como la eléctrica, aire y prevención de fuego.

¿Quién?
Es el equipo de gente que forma al resto el que asegura la coherencia, y es tan importante que esto será bien organizado y planeado en detalle.

La enseñanza y seguimiento de “5S” requiere una disponibilidad que, en ocasiones, las obligaciones profesionales hacen difícil de ahí que una solución sea prever con dos o tres encargados una misma área con un doble motivo, aligerar la carga de responsabilidad de cada uno e involucrar a más gente. En tal caso, es esencial que los encargados tengan una excelente comunicación entre reunión y reunión para, así poder mantener el lógico y correcto desarrollo del“5S”.

En la tabla siguiente se observan las distintas acciones que se debían realizar para lograr que “5S” se convirtiera en una potente herramienta para cualquier empresa. El personal implicado o el tiempo medio por acción requeridos también quedan comentados.

ACCIONES	PERSONAL IMPLICADO	TIEMPO	ACTIVIDADES TÍPICAS
Montaje de un taller de "5S"	UAP Manager Supervisor El coordinador del taller	Reunión de dos horas	Definir el grupo de trabajo Definición de objetivos Implementación del planning
Material necesario	Supervisor de zona de "5S"		Formación de operarios Compra de paneles de información Buscar proveedores (de limpieza, etiquetado,...)
Formación del tutor	Coordinador Tutor	Reunión de dos horas	Presentación de la guía para los que van a ser formados en "5S"
Formación para los operarios en el enfoque "5S"	Tutores Managers Operadores	Reunión de dos horas	Línea de trabajo del "5S" Utilidad del "5S" Indicar a cada operario su papel

Para llevar a cabo “5S” correctamente se debería programar una semana por actividad, teniendo entonces un total de cinco semanas tras las cuales se empezaría todo el proceso de nuevo para obtener más mejoras (“5S” es un proceso de mejora continuo). Y es, mediante la repetición y continuidad, como los buenos hábitos se forman. El proceso que se realiza a la hora de implementar “5S” en un sitio es como si el de subir unas escaleras se tratase; es decir, cada semana se subirá un escalón hasta llegar al final luego se convertirá en un rutina

Entre los objetivos que se buscan están:

• Llevar a los operarios a descubrir sus propias soluciones y, si es posible, hacer el trabajo ellos mismos. Nos podemos apoyar de sistemas temporales para montarlo.
• Hacer consciencia de los problemas.
• Introducir, dar a conocer la noción de productividad: una herramienta a mano disminuye movimientos
• Introducir, dar a conocer el tiempo de gestión: hacer a los operarios responsables de llevar a cabo planes de acción con estrictas fechas u horas límite.
• Introducir la metodología de los 5 porqués como ayuda a la solución de problemas, consiguiendo que los operarios pregunten las cuestiones adecuadas y que, tras un brainstorming, se proponga una solución..

Para finalizar, os dejo un vídeo que nos explica teoría y práctica de este método que hemos comentado.

Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.

Muchísimas gracias a tod@s. ¡Salu2! 👍

#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+