Hola mis queridos lector@s de El Rincón del Sueko. Todos sabemos que las empresas se mueven por proyectos y objetivos que, en muchas ocasiones se alargan en el tiempo. Son proyectos complejos que requieren de muchos pasos y grandes recursos, tanto internos como externos. Es por tanto necesario tener claramente identificado todo aquello que afecte a la consecución final del objetivo que buscamos. Hoy vamos a hablar de cómo realizar un proyecto a través de un diagrama de Gantt.¿Cómo se gestiona un proyecto?
Un proyecto se define como una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, contemplando una serie de restricciones, tales como el tiempo, costo y recursos. El objetivo perseguido por un proyecto es generalmente, un objetivo no rutinario; por ello, se hace necesaria una cierta planificación. Por ejemplo, para edificar cualquier construcción es necesario elaborar un plan de un proyecto, o incluso para lanzar un nuevo producto al mercado.
Para llevar a cabo la gestión de un proyecto, lo primero que hay que hacer es determinar el objetivo del mismo. Este objetivo debe ser tan específico como sea posible; debe clarificar la extensión del proyecto, los grupos afectados, y el marco temporal. Cuanto más específico sea el objetivo mejor se llevará a cabo la planificación del proyecto.
A la hora de valorar los diferentes proyectos y los plazos de ejecución de las tareas en dichos proyectos se suelen utilizar dos tipos de gráficos muy famosos. Estos son en primer lugar el Diagrama de Gantt y en segundo lugar el Método PERT del que ya hablamos anteriormente.
Para entender el diagrama de Gantt vamos a ver un vídeo cortito que nos ayudará a situar el concepto.
El desarrollo de un proyecto.
El desarrollo de un proyecto pasa por las tres fases siguientes:
1. Definición de las tareas de proyecto. Hay que determinar los pasos que se deben realizar para elaborar el proyecto, es decir, especificar las distintas tareas que implica el mismo.Esas tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas ocurren secuencialmente, mientras que otras se pueden realizar al mismo tiempo. Se debe especificar el tiempo que requiere una tarea para su realización, es decir, determinar su duración. La lista de tareas y el tiempo necesario para su realización es el Plan del Proyecto.
2. Identificación de los hitos del proyecto. Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas con la finalización de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos. También ayudan a seguir el proceso del proyecto al completar un grupo de tareas, se alcanza un hito del proyecto. Los hitos suelen tener una duración de cero, ya que un hito marca un punto específico del plan que designa la finalización de una fase del proyecto.
3. Evaluación de los recursos del proyecto. Para llevar a cabo una tarea se necesitan recursos, los cuáles pueden incluir gente, equipos, dinero, etc. Los recursos suelen ser limitados, por tanto, es necesario estudiar la disponibilidad de los mismos.
Básicamente, el diagrama de Gantt representa en su eje horizontal las unidades de tiempo y en el vertical quedan registradas las distintas funciones, representadas a modo de barras, en las que se muestran los tiempos exigidos para cada una de ellas tal y como podemos ver en el gráfico 1.
Gráfico 1. Tareas y tiempos en un Gráfico de Gantt.
Indiscutiblemente todos hemos oído hablar de una poderosísima herramienta de Microsoft llamada Project. Ahora bien, tal y como nos dice la web de cobdc existen aplicaciones libres para la gestión de proyectos. Vamos a ver tres.
1. OpenProj es una aplicación para la gestión de proyectos similar a Microsoft Project (MS Project). Entre sus funcionalidades destaca la posibilidad de realizar diagramas de Gantt, gráficos de PERT y EDR, informes de uso de tareas, gestionar el valor ganado a través del presupuesto y calendario ejecución, importación de documentos en formato MS Project, exportación en PDF, etc.
Aunque la interfaz y uso de OpenProj es muy similar a MS Project, presenta varias limitaciones en cuanto a funcionalidades en comparación a éste último. Algunas de estas limitaciones se manifiestan en una mayor dificultad en la creación de tareas, la creación de recursos sobre la marcha o el uso de informes y vistas detalladas.
2. GanttProject. Se trata de una aplicación creada siguiendo el principio KISS (Keep It Short and Simple). Presenta menos funcionalidades que OpenProj, pero se trata de una buena alternativa si se busca un software fácil de utilizar y con las funcionalidades básicas para la gestión de proyectos: creación de diagramas de Gantt, jerarquías y dependencias entre tareas, gráficos de PERT, creación de informes en formato PDF y HMTL, importación y exportación de documentos en formato MS Project, importación y exportación de datos contenidos en hojas de cálculo, etc.
3. Planeer es un sistema de gestión de proyectos desarrollado por Gnome con versiones para Linux y Windows. Entre sus funcionalidades destacan: la gestión de calendarios, gestión de recursos, creación de diagramas de Gantt o la exportación de datos en formatos PDF, HTML, XML o en una base de datos Postgresql.
Para finalizar, dejo este link de un muy buen curso gratuito de Ms Project 2013 creado por CityIngenieria que consta de siete vídeos en total.
Espero que este post haya sido de vuestro interés. Me encantaría, más que nunca, ver vuestras valoraciones y leer vuestros comentarios a través de las herramientas que este blog pone a vuestra disposición.#rincondelsueko en Twitter, Facebook, Flipboard y Google+
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